Projektstatusmeeting

Das Statusmeeting findet einmal pro Woche statt und dient dazu, den Status der einzelnen Arbeitspakete an alle Projektteilnehmer zu kommunizieren. Bei großen Projekten treffen sich hierzu die Teilprojektleiter, nachdem sie zuvor eigene Statusmeetings mit Ihren Teams durchgeführt haben. In kleinen Projekten nimmt das gesamte Team am Statusmeeting teil.

Der Projektleiter lädt ein und bereitet vor. Die regelmäßige Agenda besteht aus drei Punkten:

1. Allgemeines
   Informationen aus Gremien, eingetretene Risiken, Veränderungen am Projektplan, ... (PL, 3-6 min.)
   
2. Status der Arbeitspakete
   Ein Unterpunkt für jedes Arbeitspaket:
   Fortschritt, Risiken und Koordinationsbedarf (AP-Verantwortlicher, 2-8 min.)
3. Sonstiges
   Arbeitspakteunabhängige Themen, Informationen von und an alle Teammitglieder (Alle, 5-10min.)

Regeln für das Statusmeeting:

• Redezeiten einhalten.
• Nur relevante und bestätigte Information kommunizieren
  
• Neue Themen (Klärungs-, Entscheidungsbedarf,... ) nur identifizieren und außerhalb des Meetings klären
• Für Vertretung bei Abwesenheit sorgen

Das Statusmeeting dauert 1 bis max. 1,5 Stunden und dient dem reinen Informationsaustausch. Alle Abstimmungen, Terminabsprachen, Entscheidungen finden außerhalb und in kleinerer Runde statt.

Scope Control in der Entwurfs- und Designphase

Es kommt gelegentlich vor, dass die Beschreibung des Projektinhalts im Rahmen des Projekts noch weiter ausgearbeitet wird. Dieser Vorgang stellt besondere Anforderung an die Überwachung des Projektscopes. Durch das Ausarbeiten von Spezifikationsdetails (z.B. beim Erstellen der Feinspezifikation oder des technischen Designs) kann sich (ggf. unbemerkt) der Projektinhalt und/oder der erforderliche Realisierungsaufwand gegenüber dem Basisplan verändern.

Die Grafik zeigt die möglichen Fälle und Ihre Behandlung im Rahmen des Risiko- oder Change-Managements. Während eine Veränderung des Zeitbedarfs und der Kosten durch wiederholte Schätzung leicht festzustellen ist, ist eine Veränderung des Scopes nicht immer leicht zu erkennen.
Generell gilt: eine Veränderung des Scopes liegt mindestens dann vor:

• wenn sich quantitative Ausprägungen ändern (z.B.: 12 Stockwerke statt 10, 100kw Stromverbrauch statt 120kw, 40 Webseiten statt 30, …) 
• wenn sich Produkteigenschaften verändern, über die zuvor Vereinbarungen getroffen wurden (z.B.: Beton statt Asphalt, grün statt blau, …) 
• wenn sich zusätzliche Produkteigenschaften ergeben über die zuvor keine Vereinbarungen getroffen wurden (z.B.: spielt auch Musik, kann recycled werden, ist auch auf Englisch verfügbar, …) 

Jede Veränderung des Scopes (gemessen an den Vereinbarungen) gilt als Change-Request und sollte vom Auftraggeber genehmigt werden.
Jede Veränderung des Scopes (gemessen an Erwartungen) gilt als eingetretenes Projektrisiko (Erwartungen sind Risiken, vgl. auch "Sicher ist sicher Pragmatisches Risikomanagement für Projektleiter").

Scope Control und Scope Verification

Ein wichtiges Werzeug um Projekte erfolgreich (in time und in budget) abzuschließen ist die Überwachung des Scopes. Der Projektscope ist der Umfang der vom Projekt zu erbringenden Leistung. Dieser wird zu beginn des Projektes festgelegt und anschließend nur noch über Change-Requests und einen definierten Prozess verändert.
Durch Scope-Control stellt der Projektleiter sicher, dass im Projekt ausschließlich das umgesetzt wird, was als Scope vereinbart wurde. Notwendige Änderungen (bedingt durch Machbarkeit, Wirtschaftlichkeit oder eingetretene Risiken) und sinnvolle Erweiterungen (Synnergieeffekte, Optimierungspotential) werden als Change-Requests erfasst und folgen dem selben Change-Prozess wie geänderte oder zusätzliche Anforderungen, die von außen an das Projekt gerichtet werden.
Die Scope-Verification stellt sicher, dass das Projekt seine Leistung in vollem Umfang erbracht hat. Ziel ist die formale Abnahme durch die Auftraggeber (Projektentlastung). Die Überprüfung erfolgt anhand der Qualitätskriterien, die zum Projektbeginn vereinbart wurde und bezieht sich auf den initialen Projektscope sowie alle akzeptierten Change-Requests.