Prozesse gestalten und einführen

Ein Prozess ist eine Konvention, die es uns erleichtert ein gesetztes Ziel zu erreichen. Werden daher die Fragen:

• "Welchem Ziel dient der Prozess?"
• "Welchen Gewinn verspricht er mir persönlich?"
• "Wie kann ich mich (konform) Verhalten um das Ziel zu erreichen?" 

früh und ausreichend beantwortet, stellt sich die (ansonsten wichtige) Frage:

• "Wie wird nicht konformes Verhalten erkannt und sanktioniert?" 

vielleicht gar nicht.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung von Prozessen ist die Akzeptanz und das Verständnis der Beteiligten. Methodisch werden Prozesse in drei Schritten eingeführt:

• Definition
• Roll out
• Monitoring

Eine gute Definition enthält das Prozessziel (mindestens qualitativ, wenn möglich auch quantitativ z.B. in Form von KPI), die Beteiligten (Rollen, Funktionen), Ihr Zusammenwirken und mögliche Outputs. Als Beschreibungsform eignen sich Prozesslandkarten, Swimlane Diagramme und vereinfachte Ablaufdiagramme.

Der Roll out neuer Prozesse setzt in der Regel ein gutes Change-Management voraus. Die Beteiligten müssen vorab informiert und mobilisiert werden. Die Motive für mögliche Widerstände müssen erkannt und adressiert werden und die Prozesse müssen allen Beteiligten vermittelt (und in der Regel in Details an die individuellen Bedürfnisse angepasst) werden.

Durch das Monitoring soll (im positiven Fall) erkannt werden, dass und wie gut der Prozess die gesetzten Ziele erreicht. Dabei unterscheidet man in die Beurteilung des Prozessergebnisses (wie gut ist die Ergebnisqualität, wie gut werden die KPI-Ziele erreicht) und des Prozessreifegrades (wie akkurat ist der Prozess beschrieben, wie gut wird der Prozess eingehalten, wie wird der Prozess überwacht und weiterentwickelt).

Mitarbeitermotivation gezielt fördern

Projekte gelingen besser, wenn die Mitarbeiter motiviert sind. Klassische Instrumente der Mitarbeitermotivation, z.B. Vergünstigungen oder Aussicht auf Beförderungen, stehen dem Projektleiter allerdings nicht zur Verfügung. Dennoch hat er vielfältige Möglichkeiten, die Motivation zu fördern: Die stärksten Motivationsfaktoren sind von externen Anreizen unabhängig und lassen sich in fast allen Projekten einsetzen.

Mein neuer Artikel im Projekt Magazin beschreibt, wie Motivation in Projekten entsteht und wie Projektleiter sie verstärken können.

http://www.projektmagazin.de/magazin/abo/artikel/2010/0810-2.html

Enabling im Projektmanagement

Enabling heißt frei übersetzt "Möglichkeiten schaffen" und meint damit sicherstellen, dass jedes Teammitglied entsprechend seiner Qualifikation die optimalen Arbeitsmöglichkeiten vorfindet. Die meisten Mitarbeiter sind von sich aus engagiert, so dass es ausreicht Hindernisse aus dem Weg zu räumen um sie zu motivieren.

Die wichtigsten Voraussetzungen für Motivation und Leistung sind:

• Information
• Ressourcen
• Unterstützung
  

Information bereitstellen heißt: das Ziel und das Ergebnis definieren, die Rolle und Verantwortung für jedes Teammitglied festlegen, die Rahmenbedingungen (Termine, Qualitätsanforderungen, Abhängigkeiten, Risiken) erklären und die fachlichen und technischen Informationen bereitstellen, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind.

Ressourcen bereitstellen heißt: Sicherstellen, dass jedes Teammitglied über alle Arbeitsmittel in ausreichendem Umfang verfügt um die Aufgabe erledigen zu können. Dazu gehört auch die eigene Kapazität des Teammitglieds (also frei sein von anderen Verpflichtungen und genug Zeit haben sich ungestört der Aufgabe im Projekt zu widmen),

Unterstützung bereitstellen heißt: dafür Sorge tragen, dass jedes Teammitglied in dem Umfang Rat und Hilfe bekommt, wie es die Aufgabe und die persönlichen Fähigkeiten erfordern. Dazu gehört die Unterstützung durch Kollegen und externe Experten genauso wie die Hilfe durch den Projektleiter bei Problemen oder Konflikten.