Enabling im Projektmanagement

Enabling heißt frei übersetzt "Möglichkeiten schaffen" und meint damit sicherstellen, dass jedes Teammitglied entsprechend seiner Qualifikation die optimalen Arbeitsmöglichkeiten vorfindet. Die meisten Mitarbeiter sind von sich aus engagiert, so dass es ausreicht Hindernisse aus dem Weg zu räumen um sie zu motivieren.

Die wichtigsten Voraussetzungen für Motivation und Leistung sind:

• Information
• Ressourcen
• Unterstützung
  

Information bereitstellen heißt: das Ziel und das Ergebnis definieren, die Rolle und Verantwortung für jedes Teammitglied festlegen, die Rahmenbedingungen (Termine, Qualitätsanforderungen, Abhängigkeiten, Risiken) erklären und die fachlichen und technischen Informationen bereitstellen, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind.

Ressourcen bereitstellen heißt: Sicherstellen, dass jedes Teammitglied über alle Arbeitsmittel in ausreichendem Umfang verfügt um die Aufgabe erledigen zu können. Dazu gehört auch die eigene Kapazität des Teammitglieds (also frei sein von anderen Verpflichtungen und genug Zeit haben sich ungestört der Aufgabe im Projekt zu widmen),

Unterstützung bereitstellen heißt: dafür Sorge tragen, dass jedes Teammitglied in dem Umfang Rat und Hilfe bekommt, wie es die Aufgabe und die persönlichen Fähigkeiten erfordern. Dazu gehört die Unterstützung durch Kollegen und externe Experten genauso wie die Hilfe durch den Projektleiter bei Problemen oder Konflikten.

Projektzeitpläne verkürzen

Es gibt zwei bekannte Kompressionstechniken um einen gegebenen Projektzeitplan zu verkürzen. Diese sind grundsätzlich auf jeden Projektplan anwendbar, bringen jedoch zusätzliche Kosten und Risiken mit sich.

Beim Fasttracking werden Tätigkeiten parallelisiert (also gleichzeitig ausgeführt), die im ursprünglichen Plan aufeinander folgten. Die offensichtliche Zeitersparnis wird mit dem Risiko erkauft, dass Abhängigkeiten zwischen den parallelisierten Tätigkeiten erst spät erkannt werden. Dadurch entstehen möglicherweise Wartezeiten und/oder müssen Teilergebnisse nachgearbeitet werden.

Beim Crashing werden Tätigkeiten unter die geschätzt benötigte Laufzeit verkürzt. Dies geschieht üblicherweise durch verstärkten Ressourceneinsatz wodurch zusätzliche Kosten entstehen. Diese Kosten sind oft überproportional wenn die Tätigkeit durch mehr Ressourcen nicht in gleichem Maße schneller ausgeführt werden kann. Gleichzeitig entsteht das Risiko, dass der Projektleiter das Beschleunigungspotential überschätzt hat.

So wichtig ist Tailoring

Unter Tailoring versteht man die Anpassung eines Vorgehensmodells oder vorgegebener Methoden an den tatsächlichen Bedarf. Das ist insbesondere zentral, da sich viele Projekte, selbst in derselben Organisation, hinsichtlich ihres Handlungsrahmens, ihres Inhalts und ihrer Ziele stark unterscheiden. Ein kurzes Projekt mit hartem Endtermin wird - um Erfolg zu haben - andere Maßstäbe an das Qualitätsmanagement anlegen, als ein Mehrjahresprojekt dessen Produkt später die Sicherheit von Menschen garantieren soll.

Beim Tailoring ist es wichtig im Vorfeld den richtigen Tradeoff zwischen Aufwand und Nutzen für das spezifische Projekt zu finden. Voraussetzungen dafür sind:

• die Projektziele (und ihre Gewichtung) genau verstehen
• den Beitrag möglicher Vorgehensweisen zu den Projektzielen kennen
• die Auswirkung von Tailoringentscheidungen antizipieren können

Zum Beispiel erhöht agiles Vorgehen die Kundenzufriedenheit (Teilergebnisse werden früher sichtbar, die Spezifikation erfolgt am konkreten Objekt, Änderungen sind während des Projektverlaufs möglich) auf Kosten der Planbarkeit (Detailplanung ist nur für die nächste Iteration vorgesehen, Anzahl der Iterationen kann zu Beginn schwer geschätzt werden). Spezifikationsworkshops steigern die Qualität (intensiver Austausch zwischen Experten, Sonderfälle und Fallstricke werden früh identifiziert) und erhöhen die Kosten (Zeitbedarf für Workshops, zusätzliche Ressourcen für Vor- und Nachbereitung und Moderation).

Am Ende hat gutes Tailorings einen erheblichen Einfluss auf die Teammotivation und die Kundenzufriedenheit. Die Motivation des Teams steigt in dem Maße wie jeder nach seinen Fähigkeiten eingesetzt werden kann und wie transparent des Sinn des gewählten Vorgehens ist. Die Kundenzufriedenheit hängt direkt davon ab, wie gut das Projekt die Ziele des Kunden versteht und schließlich erreicht.