Prozesse gestalten und einführen

Ein Prozess ist eine Konvention, die es uns erleichtert ein gesetztes Ziel zu erreichen. Werden daher die Fragen:

• "Welchem Ziel dient der Prozess?"
• "Welchen Gewinn verspricht er mir persönlich?"
• "Wie kann ich mich (konform) Verhalten um das Ziel zu erreichen?" 

früh und ausreichend beantwortet, stellt sich die (ansonsten wichtige) Frage:

• "Wie wird nicht konformes Verhalten erkannt und sanktioniert?" 

vielleicht gar nicht.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung von Prozessen ist die Akzeptanz und das Verständnis der Beteiligten. Methodisch werden Prozesse in drei Schritten eingeführt:

• Definition
• Roll out
• Monitoring

Eine gute Definition enthält das Prozessziel (mindestens qualitativ, wenn möglich auch quantitativ z.B. in Form von KPI), die Beteiligten (Rollen, Funktionen), Ihr Zusammenwirken und mögliche Outputs. Als Beschreibungsform eignen sich Prozesslandkarten, Swimlane Diagramme und vereinfachte Ablaufdiagramme.

Der Roll out neuer Prozesse setzt in der Regel ein gutes Change-Management voraus. Die Beteiligten müssen vorab informiert und mobilisiert werden. Die Motive für mögliche Widerstände müssen erkannt und adressiert werden und die Prozesse müssen allen Beteiligten vermittelt (und in der Regel in Details an die individuellen Bedürfnisse angepasst) werden.

Durch das Monitoring soll (im positiven Fall) erkannt werden, dass und wie gut der Prozess die gesetzten Ziele erreicht. Dabei unterscheidet man in die Beurteilung des Prozessergebnisses (wie gut ist die Ergebnisqualität, wie gut werden die KPI-Ziele erreicht) und des Prozessreifegrades (wie akkurat ist der Prozess beschrieben, wie gut wird der Prozess eingehalten, wie wird der Prozess überwacht und weiterentwickelt).